海运还是空运：按重量和停机成本决定
选择运输方式很少只看运费，关键是停机成本。一票能让矿山车队持续作业的滤芯，空运费花得完全值得；而提前一个季度计划的大修包就该走海运。经验法则：几百公斤以上或含钢结构的件走海运，紧急的电气件、密封件和喷油器走空运。
经得起运输的出口包装
发往非洲的货物往往经历多次装卸、潮湿港口和颠簸内陆路。合格的出口包装包括熏蒸木箱或免熏蒸胶合板箱、加工面涂防锈油并包 VCI 防锈膜、电气件密封防潮、重件在箱内固定防止移位。封箱前的包装照片应该是每票货的标准动作。
清关行会要的单证
一票常规配件需要：HS 编码准确的商业发票、与箱内实物一致的装箱单、海运提单或空运单。视目的国不同，可能还需要原产地证和装运前检验/合格证书。发票品名与开箱可见实物保持一致，能避免大部分清关延误。
控制每票成本
最大的节省来自拼箱集运：把多个供应商的件集中成一箱、一套单证、一次清关。其次是按海运周期规划订货节奏，让空运成为例外。第三是控制箱体尺寸——拼箱和空运都按体积重计费，紧凑包装直接省钱。
贸易术语和 HS 编码：付款前先谈清
付款前把贸易术语（Incoterm）白纸黑字定下来。FOB：卖方在中国港口把货装上船，主运费由你安排和支付。CIF：卖方支付到目的港的运费和最低保险，但货物在中国装船后风险就转给你了。DAP：卖方送到你所在国的指定地点，进口清关和关税由你负责。贸易术语决定了谁订船、谁投保，以及出了延误算谁的事。
发票上每一行都需要自己的 HS 编码，一箱混装配件很少能归到同一个品目。主要用于挖掘机、装载机和起重机的零件一般归 8431 品目，但液压泵归 8413，滤清器归 8421，很多发动机零件归 8409。海关会拿品名对品目，一整箱只开一行「机械配件」的发票，很容易招来查验。
常见问题
中国到西非海运要多久？
港到港通常四到七周，取决于航线和中转。送货到门还要加清关和内陆运输时间。东非港口一般比西非快。
紧急小件能和海运合并吗？
更好的做法是拆分：紧急件先空运，其余进下一箱海运拼箱。为了拼箱而压着急件，停机损失通常比省下的空运费高。
应该选哪个贸易术语？
如果你在中国有信得过的货代，FOB 让你自己掌控订舱和费用。没有的话，CIF 到你的港口更省事，但装船后风险就归你了，要看清保险到底保什么。DAP 适合想要一个到指定地点的总价、同时自己办进口清关的买家。
工程机械配件用什么 HS 编码？
没有统一的编码。挖掘机、装载机和起重机的零件一般归 8431 品目，但泵、滤清器、发动机零件、轴承和密封件各有各的品目。最终编码以目的国税则为准，请跟你的报关行确认；我们在发票上按零件类别逐行列明，方便报关。